Como recepcionar os convidados da melhor forma em eventos online?

Recepcionar os convidados é uma etapa importante para que haja o sucesso de um evento. Portanto, confira algumas dicas práticas sobre o tema!

Os eventos online se tornaram uma ótima solução nos últimos anos. Entretanto, para que eles sejam, de fato, um sucesso, alguns detalhes fazem toda a diferença. Um desses detalhes importantes é conseguir recepcionar os convidados da maneira correta. Por isso, confira algumas dicas para você ser um ótimo anfitrião nos eventos digitais.

Dicas de como recepcionar os convidados em eventos online

A produção de um evento online exige alguns cuidados especiais, principalmente quanto à recepção e condução dos convidados. Entretanto, algumas dicas práticas podem tornar esse desafio bem simples e favorecer o sucesso do evento. Sendo assim, confira nossas dicas:

Defina como será o formato do evento

Os eventos online também podem ser realizados no formato híbrido, tendo uma parte presencial com transmissão via plataforma para um público amplo, ou totalmente digital. Definir o formato é essencial para planejar o evento como um todo e, assim, conseguir recepcionar os convidados da melhor forma possível. Portanto esse é o primeiro passo.

Deixe uma equipe responsável pelo contato com os participantes

Muitos convidados se sentem mais seguros se puderem ter contato com os responsáveis pelo evento de maneira prática e acessível. Portanto, desde o primeiro contato com os participantes, deixe uma equipe para esse tipo de atendimento. A equipe deverá esclarecer dúvidas sobre a execução, os temas e a estrutura do evento. 

Defina um roteiro para o evento

Ter no papel o passo a passo do evento pode ser muito válido para todos. O público fica mais confortável quando há uma condução tranquila no evento, os convidados palestrantes entendem quando e quanto usarão a palavra na cerimônia e o mediador compreenderá o evento como um todo. Portanto, produza um roteiro para o dia.

Certifique-se que os convites estão adequados

O convite do evento deve ser objetivo, mas expor todas as informações de forma precisa. Por isso, já no convite deixe claro o dia, o horário, a plataforma que será utilizada para transmissão, o tema do evento e um canal para contato com a organização. 

Teste a plataforma com os palestrantes convidados antes de iniciar o evento

Evite que os palestrantes fiquem “perdidos” com a tecnologia. Teste a plataforma e todos os equipamentos necessários para a realização, antes do início do evento. Um bom anfitrião deve oferecer segurança e conforto a esses participantes, inclusive nos preparativos.

Evite interrupções indevidas

Durante o evento, verifique se as configurações dos microfones e compartilhamento de tela estão funcionando corretamente. Assim, os convidados não são interrompidos inesperadamente e não passam por outros constrangimentos ao longo do evento.  

Seja atencioso com os convidados

Um evento online poderá ficar gravado durante muitos anos, portanto, é fundamental que tudo ocorra bem. Sendo assim, aproveite a oportunidade para aproximar-se do seu público e possibilitar boas interações. Ser atencioso com os convidados é fundamental para que todos aproveitem o evento da melhor forma possível!

Agora que você já sabe como recepcionar os convidados em um evento online e garantir o máximo de sucesso, solicite uma demonstração da Digiclowd e descubra como realizar eventos digitais inigualáveis!